Sonic Acts is op zoek naar een Office Manager voor 0,5 fte per week. De deadline voor sollicitaties is 13 november 2024 en de functie zal begin januari 2025 aanvangen. 

Over Sonic Acts

Sonic Acts is een toonaangevende instelling op het gebied van innovatieve elektronische en digitale kunstvormen. Met een omvangrijk jaarprogramma in Nederland en daarbuiten, en een grootschalig tweejaarlijks festival in Amsterdam, ontwikkelt, presenteert en distribueert Sonic Acts een grote verscheidenheid aan activiteiten en kunstwerken. Sonic Acts is een ambitieuze organisatie die streeft naar uitzonderlijke artistieke kwaliteit en is een platform dat een internationaal netwerk van makers, curatoren en denkers samenbrengt. Sonic Acts is gevestigd in Amsterdam en werkt samen met vooraanstaande Nederlandse en internationale partners - van verwante culturele organisaties tot academische instituten.

Functieomschrijving

Als Office Manager vervul je een sleutelrol in het waarborgen van de dagelijkse operationele processen bij Sonic Acts. Je maakt deel uit van een klein, toegewijd team binnen een innovatieve en ambitieuze organisatie. In aanloop naar ons tweejaarlijks festival groeit ons team met freelance producenten, communicatie managers, technici en curatoren. Jij bent het centrale aanspreekpunt voor zowel collega’s als externe relaties en functioneert als een stabiele factor binnen de organisatie. Samen met het management team werk je eraan om het team optimaal te laten presteren, ook in de drukke periodes voorafgaand en tijdens onze activiteiten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Coördinatie van een goed functionerende en inspirerende werkomgeving in ons kantoor, de logistieke organisatie van werkreizen en personeelsuitjes en ondersteuning van administratieve processen.




• Coördinatie van de werving en selectie van nieuwe medewerkers en freelancers, van het plaatsen van vacatures tot het inplannen van sollicitatiegesprekken, in samenwerking met het managementteam.




• Opstellen van contracten voor personeel en freelancers, en toezicht houden op personeelsadministratie.




• Organisatie van evaluatie- en functioneringsgesprekken als eerste aanspreekpunt voor collega’s. Tevens verzorg je in- en uitdiensttreding trajecten binnen de organisatie.




• Onderhouden en actualiseren van interne documenten zoals protocollen, huisregels, en declaratieregels, en de interne communicatie hierover. 




• Actualiseren van verzekeringen en ondersteuning bij visumaanvragen voor artiesten en kunstenaars.

Functie-eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de culturele sector.




• Groot organisatievermogen, werkt gestructureerd en hebt oog voor zowel mensen als processen.




• Handig met zowel software (Slack, Dropbox, Google Drive etc.) als hardware (printers en laptops etc.)




• Sterke sociale vaardigheden en plezier in het samenwerken met ambitieuze en gedreven collega’s binnen een internationaal team.




• Goede communicatieve- en schrijfvaardigheden in zowel Nederlands als Engels.




• Kennis van de Fair Practice Code, Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie is een pré.




• Affiniteit met hedendaagse kunst, audiovisuele cultuur, avant-garde film en/of elektronische muziek.




• Woonachtig in de regio Amsterdam of bent bereid te reizen.

Wij bieden

• Een veelzijdige en dynamische functie voor 2,5 dag per week in een organisatie waar creativiteit en innovatie centraal staan.




• Een fijne inwerkperiode begeleid door ervaren collega’s, samenwerken met inspirerende kunstenaars en curatoren en een gezellig kantoor dat gedeeld wordt met Paradiso.




• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot (deels) thuiswerken.




• Wij bieden de mogelijkheid om christelijke feestdagen te ruilen voor niet-christelijke feestdagen.




• Het salaris is, afhankelijk van kennis en ervaring, tussen €2.534 en €2.916 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband – volgens de richtlijnen van De Zaak Nu. Freelance is bespreekbaar.

Sonic Acts onderschrijft de Fair Practice Code en de Code Culturele Diversiteit. Sonic Acts streeft naar een team waar zoveel mogelijk verschillende ervaringen en perspectieven samenkomen. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen het team versterkt.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.